FAQ

Die Corona Regeln haben neue Herausforderungen für Krankenhäuser, Kliniken und Alten- und Pflegeeinrichtungen gebracht. Besuche müssen registriert werden, es gelten immer wieder verschiedene Regeln für mögliche Besuche. Dies führt zu einer erhöhten Belastung von Krankenhäusern, Kliniken und Alten- und Pflegeeinrichtungen und insbesondere von deren MitarbeiterInnen.  

Wir haben dafür die Lösung. Das Besuchssystem! 

Besuchssystem digitalisiert die Erfassung der Kontaktdaten alle BesucherInnen. Gemäß den Corona-Schutzverordnungen der jeweiligen Bundesländer. Besuchssystem speichert diese Daten für die jeweiligen Zeiträume, löscht sie DSGVO konform nach den jeweiligen Vorhaltezeiträumen und kann sie für die Nachverfolgung zur Verfügung stellen. Soweit – so einfach. 

Aber Besuchssystem kann viel mehr. Besuchssystem organisiert und strukturiert die Besuche in Krankenhäusern, Kliniken und Alten- und Pflegeeinrichtungen.  

Besuchssystem ermöglicht Ihnen Regeln für Besuche zu setzen und diese zu kontrollieren. Im einfachsten Fall ist dies eine Öffnungszeit innerhalb derer Terminslots gesetzt werden können. Also z.B. von 14:00 – 17:00 Uhr, jeweils 50 Minuten und 10 Minuten für das Rein- und Rausgehen. Das wären 3 Besuchsslots. Innerhalb dieser können jetzt Regeln gesetzt werden. Z.B. nur ein Besuch pro Zimmer, ein Besucher pro Besuch, max. 5 Besucher pro Station und 20 Besucher im KKH. Oder aber 2 Besucher pro Besuch, 4 Besucher pro Station und 40 Besucher im KKH. Oder – Ihre Regeln! 

BesucherInnen melden sich für einen Besuch online an (oder werden in Ausnahmefällen über die Einrichtung angemeldet) und werden dann am Eingang über einen QR Code ein- und wieder ausgecheckt.

Natürlich kontrolliert Besuchssytem auch die Einhaltung der Regeln und warnt, falls die Besuchszeiten nicht eingehalten werden. 

Besuchssytem setzt Ihre individuellen Regeln um, kontrolliert deren Einhaltung und warnt, falls die Besuchszeiten nicht eingehalten werden. Ihre Regeln können diese jederzeit an ändern / an aktuelle Entwicklungen anpassen! 

1. Besuchszeiten

Das System erlaubt die Einstellung von generellen Öffnungszeiten (z.B. 9-12, 15-18 Uhr) und das Einrichten von Besuchsfenstern (z.B. 1 Stunde: 50 min. Besuchszeit und 10 min für das Ein-und Auschecken).

2. Allgemeine Limits

Für jede Einheit (komplette Einrichtung, Abteilung, Station, Zimmer) kann die maximale Anzahl an gleichzeitigen Besuchern festgelegt werden. Es kann die maximale Anzahl an buchbaren Terminen pro Besucher und der Zeitrahmen festgelegt werden.

z.B. Besuch nur maximal 3 Tage im Voraus buchbar, nur ein Besuch pro Zimmer, ein Besucher pro Besuch, max. 5 Besucher pro Station und 20 Besucher gleichzeitig in Ihrer Einrichtung.

3. Patientenlimits

Für Patienten kann die maximale Anzahl an unterschiedlichen Besuchern, Anzahl an gleichzeitigen Besuchern, Anzahl Besuche pro Tag festgelegt werden. Kommt es zu Veränderungen (z.B. durch Verlegung), so werden die Regeln erneut geprüft und ein Besuch ggf. automatisch abgesagt. Vorrang haben in diesem Fall alle Besuche der PatientInnen, die bereits auf diesem Zimmer liegen.

4. Sonderfälle

Regeln können abweichen. Geburtenstationen oder Palliativstationen können anders behandelt werden als z.B. die Innere. Es können auch Vollzeitzugänge gesetzt werden für BesucherInnen die jederzeit Ein- und Ausgang haben. Aber damit nicht genug. Wenn es notwendig ist, können Regeln auch auf einzelne PatientInnen gesetzt werden. Auf ärztlichen- oder pflegerischen Rat. Direkt von den Entscheidern. Sogar einzelne Zeitslots können PatientInnen zugewiesen werden. z.B. um notwendige Arztgespräche zu ermöglichen. 

Wir arbeiten mit minimaler Datenhaltung – und das heißt für uns: keine persönlichen Daten der PatientInnen! Diese persönlichen Daten unterliegen lt. DSGVO einem besonderen Schutz. Daher möchten wir diese da belassen, wo sie sicher sind. In Ihrem KIS oder bestandsführenden System. Besuchssystem braucht 4-5 anonymisierte Daten der PatientInnen: Fall- bzw. Bewohnernummer (oder eine andere Identifikationsnummer), Fachabteilung, Station / Wohngruppe, Zimmer und evtl. Aufnahmedatum. Das reicht.

Besuchssystem erfasst die personenbezogene Besucherdaten digital, speichert diese auf deutschen Servern gemäß DSGVO und KDG. Diese werden nach der gesetzlichen Frist automatisch gelöscht.

1. Upload der Pförtnerliste

Mitarbeiter des Krankenhauses bzw. Pflegeheims können manuell eine Pförtner-Liste aus dem KIS exportieren und in den Browser einlesen. Die Datei im CSV-Format muss Fallnummer, Abteilung, Station, Raum, (Aufnahmedatum) enthalten. Nur diese Felder werden an das Besuchssystem übermittelt. Die resultierenden Veränderungen werden dem Mitarbeiter erst angezeigt, bevor sie ans Besuchssystem übermittelt werden.

2. Upload per https post

Die Pförtner-Liste kann auch automatisiert ins Besuchssystem hochgeladen werden. Dazu reicht ein einfacher curl Befehl auf der Kommandozeile. Dies eliminiert den potentiellen Fehler des Uploads einer veralteten Datei. Dadurch könnten Patienten entlassen und Termine storniert werden.

3. HL7-Integration

Besuchssystem unterstützt auch eine Datenübertragung im HL7v2 Standard. Die akzeptierten Nachrichten sind ADT A01, A02, A03, A07, A08, A11, A12, A13. Optional ist eine Verschlüsselung der TCP/IP Verbindung mittels VPN.

Besuchssystem ist mit KKH, Kliniken und Alten- & Pflegeeinrichtungen verschiedener Versorgungsstufen in ganz Deutschland entwickelt worden. Wir arbeiten im Anforderungsmanagement sehr eng mit unseren Kunden zusammen uns nehmen Anforderungen aus der Praxis direkt auf. Besuchssystem ist nur für den Gesundheits- und Pflegebereich entwickelt worden. Besuchssytem ist keine umgewandelte Gastro– oder Eventlösung.  

Jeder Kunde bekommt ein eigenes System, eigene Einstellungen eigene Benutzer und eine eigene Datenbank. Wir nehmen Datenschutz sehr ernst. Ein Zugriff anderer Einrichtungen auf Ihr System ist ausgeschlossen. Besuchssystem kann PatientInnen anhand der anonymisierten Fallnummer identifizieren. Es erfolgt niemals die Erfassung von Patientennamen oder andere Patientendaten. 

Besuchssytem ist das einzige System auf dem Markt, das Terminbuchungen mit Regeln ermöglicht. Für zufriedene PatientInnen und zufriedene BesucherInnen. Die Regeln werden von Ihnen gemacht. Und vom Besuchssytem eingehalten. Und die BesucherInnen bekommen verlässliche Termine. 

Besucherregistrierung ist ein Kind der Corona-Schutzverordnung. Besuchsmanagement ein Dienst an PatientInnen und BesucherInnen. Auch ÄrztInnen und PflegerInnen schätzen die geordneten Besuchsregeln. Auch nach Ende der Corona Regeln für Krankenhäuser und Einrichtungen ist ein Besuchermanagement sinnvoll. Andere Infektionen, generelle Zugangskontrolle und Diebstahlprävention sind nur einige Argumente für eine langfristige Besucherreglementierung. Mehr Sicherheit, mehr Verlässlichkeit mehr Komfort für Personal und PatientInnen.  

Wir arbeiten auch an entsprechenden Schrankenlösungen für eine Zugangskontrolle ohne Personaleinsatz. Auch die Registrierung ohne Internetzugang über eine Sprachbot ist sofort einsatzfähig.

Wir sind im Einführungsprozess, und auch danach, immer für Sie da. Auch am Wochenende – denn da haben Sie ja auch BesucherInnen. In der Einführung begleiten wir Sie kompetent mit Prozessberatung und Tipps aus der Praxis. Das gesagt – wenn Sie möchten sind Sie in einer Woche live. Im Schnitt kann es aber auch 2-4 Wochen dauern. Sie geben den Takt vor. Wir schulen Ihre MitarbeiterInnen und beraten Sie bei der Einführung. Für einen erfolgreichen Start.