Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen (BDSG) ist:
SaaS Systems GmbH
Lorenzstr. 48
12209 Berlin
Amtsgericht Charlottenburg
HRB 224660 B
Geschäftsführer:
Michael Bingel
Guido Oberhäuser
E-Mail: service@besuchssystem.de
vertreten durch:
Michael Bingel
12209 Berlin
Email: service@besuchssystem.de
Datenschutzbeauftragter:
Guido Oberhäuser
Bergstr. 13a
53604 Bad Honnef
Datenschutzerklärung besuchssytem.de
Unserer nachfolgenden Datenschutzerklärung können Sie entnehmen, wie wir bei der Nutzung unserer Website mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.
Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und behandeln Ihre Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung:
1. Allgemeines zur Datenerfassung auf unserer Website
a) Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
SaaS Systems GmbH
Lorenzstr. 48
12209 Berlin
Amtsgericht Charlottenburg
HRB 224660 B
Geschäftsführer:
Michael Bingel
Guido Oberhäuser
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b) Erfassung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten
Beim Aufrufen unserer Website werden Ihre technischen Daten automatisch durch unsere IT-Systeme erfasst. Hierbei handelt es sich v.a. um Ihren verwendeten Internetbrowser, Betriebssystem oder Daten des Zeitpunkts des Internetaufrufs.
Diese technischen Daten nutzen wir für eine fehlerfreie Bereitstellung unserer Website und deren Verbesserung. Auch können diese Daten zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.
Personenbezogene Daten werden von uns erfasst, wenn Sie
- uns Ihre Daten übermitteln (Telefon, Email oder Kontaktformular)
- sich auf unserer Website zur Nutzung unseres Online Besucher-Management- und Verwaltungs-System für Krankenhäuser und andere Einrichtungen unter Corona-Einschränkungen registrieren und einen Besuchstermin in eine der Einrichtungen buchen
Die übermittelten bzw. registrierten personenbezogenen Daten werden für uns zur Kontaktaufnahme genutzt bzw. benötigt um den Service unserer angebotenen Software zu nutzen.
Wir nutzen auf unserer Website Analyse-Tools und Tools von Drittanbietern (sog. Cookies und Analyseprogramme). In der Regel erfolgt die Analyse Ihres Surf-Verhaltens anonym und kann nicht zurückverfolgt werden. Gemäß den unter c) genannten Rechten an Ihren Daten können Sie dieser Analyse widersprechen oder sie durch die Nichtbenutzung bestimmter Tools verhindern. Über die Einzelheiten werden wir Sie in dieser Datenschutzerklärung informieren.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
c) Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht:
aa) Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung sowie gegen Direktwerbung gem. Art. 21 DSGVO
Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an service@besuchssystem.de.
bb) Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Auf unserer Website sind einige Datenverarbeitungsvorgänge nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich (z.B. Kontaktformular). Diese einmal erteilte Einwilligung können Sie jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Bitte beachten Sie, dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung von Ihrem Widerruf unberührt bleibt.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an service@besuchssystem.de.
cc) Auskunft, Sperrung , Löschung und Berichtigung gem. Art. 15 DSGVO
Gemäß Artikel 15 DSGVO haben Sie das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft, Empfänger und Zweck der Datenverarbeitung.
Des Weiteren haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten gem. den Artikeln 16 und 17 DSGVO.
Möchten Sie von diesen Rechten Gebrauch machen, genügt eine Email an service@besuchssystem.de.
dd) Einschränkung der Datenverarbeitung gem. Art. 18 DSGVO
Gemäß Artikel 18 DSGVO haben Sie unter bestimmten Umständen das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere besteht das Recht in folgenden Fällen:
- Bestreiten Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten können Sie die Einschränkung der Datenverarbeitung solange verlangen, soweit wir als Verantwortliche für die Überprüfung der Richtigkeit benötigen.
- Geschah oder geschieht die Datenverarbeitung unrechtmäßig und Sie lehnen eine Löschung ab, können Sie stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen.
- Ebenso können Sie im Fall, dass wir die Daten nicht mehr benötigen, die Einschränkung der Datenverarbeitung statt der Löschung verlangen, soweit Sie die bei uns gespeicherten Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
- Haben Sie Widerspruch gegen die Datenverarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt und erfolgt somit eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen, können Sie solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
Haben Sie von Ihrem Recht auf Einschränkung Gebrauch gemacht, verarbeiten wir Ihre eingeschränkten Daten, abgesehen von ihrer Speicherung, nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats.
Möchten Sie von diesem Recht Gebrauch machen, genügt eine Email an service@besuchssystem.de.
ee) Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gem. Art. 77 DSGVO
Als Betroffener steht Ihnen in den Fällen von Verstößen gegen die DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. In der Regel können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.
ff) Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.
d) Datensicherheit (SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung)
Wir verwenden aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher, an uns gesendeter Inhalte (z.B. Anfragen per Kontaktformular) eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Dies erkennen Sie daran, dass in der Adresszeile des Browsers “https://” erscheint und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Somit können Daten, die Sie an uns senden, nicht von Dritten mitgelesen werden.
e) Weitergabe der Daten an Dritte
Ihre Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt allerdings durch die Nutzung unserer Software. Die Einzelheiten zu unserer Software, unseren Vertragspartner und Nutzung können Sie unter 2. Ziffer b) entnehmen.
Die Weitergabe Ihrer Daten an diese Dritte erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren bestehenden Vertragspartnern, die sich unserer SaaS-Software bedienen, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In diesem Rahmen verarbeiten wir Daten für unsere Vertragspartner. Zur Gewährleistung der datenschutzkonformen Verarbeitung, haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit unseren Vertragspartnern abgeschlossen.
Wir sichern Ihnen zu, dass wir als Dienstleister für unsere Vertragspartner Ihre Daten nur insoweit verarbeitet, wie dies zur Erfüllung unserer Leistungspflichten erforderlich ist.
Des Weiteren wird unsere Website von einem externen Dienstleister gehostet. Ihre angegebenen bzw. übermittelten personenbezogenen Daten werden auf den Servern dieses Dienstleisters gespeichert. Bei den gespeicherten Daten handelt es sich um z.B. um Ihre IP-Adresse, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Kontaktdaten, Namen, Adresse, Telefonnummer oder Email-Adresse, Webseitenzugriffe und weitere Daten, die über unsere Website generiert werden.
Die Rechtsgrundlage für das externe Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren bestehenden Vertragspartnern, die sich unserer SaaS-Software bedienen, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wir sichern Ihnen zu, dass unser Dienstleister Ihre Daten nur insoweit verarbeitet, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist.
Zur Gewährleistung der datenschutzkonformen Verarbeitung, haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit unseren Dienstleister abgeschlossen.
2. Besonderes zur Datenerfassung auf unserer Website
Im Anschluss klären wir Sie über die einzelnen Datenverarbeitungen, die Nutzung der Daten durch uns, die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung und über die allgemeine Löschung – unabhängig von Ihrem Antrag auf Löschung gem. 1. c) Ziffer cc) dieser Datenschutzerklärung – der verarbeiteten Daten auf.
a) Server-Log-In-Dateien
Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät verwendeten Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet, sog. Server-Log-Dateien. Hierbei handelt es sich v.a. um technische Daten (z.B. IP-Adresse des anfragenden Rechners, verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei).
Mit der Verarbeitung dieser Daten gewährleisten wir den reibungslosen Verbindungsaufbau und die komfortable Nutzung unserer Website. Zudem nutzen wir die Auswertung dieser Daten für die Systemsicherheit und -stabilität und zur Analyse Ihres Nutzungsverhaltens.
Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben angegebenen Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir diese erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.
b) Registrierung und Nutzung Softwareprogramm „besuchssystem.de“
Wir bieten Ihnen auf unserer Website die Registrierung an, um unser Softwareprogramm zu nutzen.
Bei unserer Software handelt es sich um eine Online Besucher-Management- und Verwaltungs-System für Krankenhäuser und andere Einrichtungen unter Corona-Einschränkungen, mit dessen Hilfe Krankenhäuser und andere Einrichtungen bei der Umsetzung von Corona bedingten Regeln zur Steuerung von Besuchern unterstützt und bei der Buchung von Besuchsterminen die krankenhausspezifischen Besucherregeln umgesetzt werden.
Aufgrund der derzeit geltenden Corona-Schutz-VO der jeweiligen Bundesländer, sind u.a. Krankenhäuser und andere Einrichtungen dazu verpflichtet Kontaktdaten und Aufenthaltszeiten der Besucher zum Zwecke der Nachverfolgung einer möglichen Infektionskette (sog. Monitoring) zu dokumentieren und zu speichern. Die Erhebung Ihrer Daten durch die Krankenhäuser und anderer Einrichtungen erfolgt daher auf der Grundlage des Art. 6 Absatz 1 S. 1 lit. c, Abs. 3 DSGVO.
Unsere Dienstleistungssoftware wird von den Krankenhäusern und anderen Einrichtungen als Software-as-a-Service (SaaS) genutzt und von uns als Anbieter gehostet, gepflegt und weiterentwickelt. Wir als Anbieter verarbeiten also für die Krankenhäuser und andere Einrichtungen die von Ihnen bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen gemäß der CoronaSCHVO vorgeschriebenen Daten.
Die Registrierungsmaske enthält Pflichtangaben, die abgefragt werden und die von Ihnen vollständig angegebenen werden müssen. Die Pflichtangaben sind gekennzeichnet durch einen * (Pflichtangaben gem. CoronaSCHVO). Geben Sie diese Daten nicht vollständig ein, müssen wir die Registrierung ablehnen.
Vor dem Absenden Ihrer Registrierung müssen Sie der Absendung zustimmen. Ohne Ihre Einwilligung erfolgt keine Registrierung.
Die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten verwenden wir nur zum Zwecke der Vertragserfüllung als Dienstleister für unsere Vertragspartner gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und nur mit Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Einzelheiten entnehmen Sie bitte unter 1. c) Ziffer bb) dieser Datenschutzerklärung. Bitte beachten Sie, dass die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung von diesem Widerruf unberührt bleibt.
Nach Ihrer Registrierung ist die Nutzung unserer Software möglich. Sie können dann Besuchstermine in dem jeweiligen Krankenhaus und anderer Einrichtungen vereinbaren und verwalten.
Die personenbezogenen Daten sind von den Krankenhäusern und anderen Einrichtungen für eine gesetzlich festgelegte Dauer vorzuhalten. Nach Ablauf der Vorhaltedauer werden Ihre gespeicherten Daten rechtssicher bzgl. des vereinbarten Besuchstermins gelöscht. I.Ü. werden Ihre bei der Registrierung erfassten personenbezogenen Daten von uns gespeichert, solange Sie unsere Website nutzen und Ihre Einwilligung nicht widerrufen haben.
Anschließend werden Sie von uns rechtssicher gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben hiervon unberührt.
Wir haben mit unseren jeweiligen Vertragspartnern (den Krankenhäuser und anderen Einrichtungen) eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung für die zu verarbeitenden personenbezogenen Daten abgeschlossen.
c) Telefon oder Emailkontakt
Zum anderen verfassen wir die personenbezogenen Daten, die Sie uns übermitteln. Dies geschieht indem Sie uns anrufen oder eine Email schreiben.
Mit der Verarbeitung dieser Daten gewährleisten wir die Durchführung Ihrer Anfrage und eventueller Anschlussfragen.
Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit der Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In den übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen i.S.v. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Nach der Beantwortung Ihrer Anfrage werden Ihre gespeicherten Daten umgehend gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.
d) Kontaktformular
Wir bieten Ihnen auf unserer Website die Kontaktaufnahme mittels eines Kontaktformulars an. Ihre darin gemachten Angaben einschließlich Ihrer hinterlegten Kontaktdaten werden verschlüsselt an uns übertragen und werden nur für den Zweck der Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Übermittlung Ihrer eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung. Die Verarbeitung erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.
Sie haben das Recht diese Einwilligung jederzeit gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO zu widerrufen (siehe auch Ziffer 1 c bb). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Bitte beachten Sie, dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung von Ihrem Widerruf unberührt bleibt. Möchten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an service@besuchssystem.de.
Daneben verbleiben die von Ihnen in unserem Kontaktformular eingegebenen Daten bei uns, bis Sie der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage) oder sie uns zur Löschung auffordern. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben hiervon unberührt.
e) Cookies
Unsere Website verwendet so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen.
Bei den von uns verwendeten Cookies handelt es sich um sogenannte “Session-Cookies”, die nach dem Ende Ihres Besuchs auf unserer Website automatisch gelöscht werden.
Daneben verwenden wir Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert bleiben, um es uns zu ermöglichen, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.
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